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Sicherer Datenaustausch

Senden Sie uns Ihre Dokumente verschlüsselt per E-Mail

Gerade im digitalen Zeitalter ist ein einfacher und sicherer Austausch von Informationen äußerst wichtig. Da dieser Standard durch das Versenden einer einfachen E-Mail nicht vollumfänglich gewährleistet werden kann, stellt das Landratsamt Karlsruhe ein zusätzliches Angebot hierfür bereit.

Warum ist ein sicherer Datenaustausch wichtig?

Durch den sicheren & verschlüsselten Datenaustausch

  • werden Ihre vertraulichen Informationen geschützt
  • wird verhindert, dass Ihre E-Mails von Dritten verändert werden
  • kann ein besserer Datenschutz gewährleistet werden

Wie funktioniert der sichere Datenaustausch?

Der sichere Datenaustausch mit dem Landratsamt Karlsruhe wird über die webbasierte Software Cryptshare ermöglicht, deren Nutzung ist für Bürger und andere Kommunikationspartner des Landratsamtes Karlsruhe kostenlos.

Was benötige ich dafür?

Um die Dienstleistung nutzen zu können benötigen Sie lediglich:

  • Eine E-Mail-Adresse
  • Eine Internetverbindung
  • Ein Smartphone, Tablet oder Computer

Anleitung Bereitstellung von Daten

Übersicht Ablauf Bereitstellung von Daten (1)

1. Bereitstellung von Daten

  • Rufen Sie über den Webbrowser Cryptshare (landratsamt-karlsruhe.de) auf.
  • Klicken Sie auf den Button „Bereitstellen
  • Tragen Sie Ihre Kontaktdaten in die dafür vorgesehenen Felder ein und klicken Sie auf „Weiter
Button Bereitstellen

2. Verifizierung

  • Nach Angabe der Kontaktdaten erhalten Sie eine Mail mit Ihrem Verifizierungscode
  • Geben Sie den erhaltenen Code in der dafür vorgesehenen Maske ein und bestätigen Sie mit „Weiter“.
  • Hinweis: Die Verifizierung muss nur bei der Erstnutzung und in einem Abstand von 30 Tagen neu durchgeführt werden.
Verifizierung der E-Mail-Adresse

3. Kontaktdaten Empfänger

  • Geben Sie unter dem Feld „An“ die Mailadresse des gewünschten Empfängers ein und klicken Sie auf „Weiter“.
  • Sie können die Mail auch an mehrere Personen adressieren. Trennen Sie die unterschiedlichen Mailadressen hierbei mit einem Komma oder Leerzeichen.
  • Ebenfalls sind die Funktionen versenden in Kopie (Cc) und Blindkopie (Bcc) vorhanden. Durch klicken auf den jeweiligen Button öffnet sich eine weitere Eingabemaske.
Eingabe Empfänger

4. Dateiauswahl

  • Fügen Sie die gewünschte Datei/ die gewünschten Dateien per Drag & Drop in das gestrichelte weise Feld rund um den Button „Dateien hinzufügen“ ein oder wählen Sie über den Button „Durchsuchen“ die gewünschten Dateien aus Ihrer Bibliothek aus.
  • Durch erneutes Klicken auf „Durchsuchen“ können Sie weitere Dateien hochladen.
  • Die hinzugefügte Datei erscheint unterhalb des Feldes zum Einfügen der Dateien.
Dateien hinzufügen
  • Ebenfalls können Sie dem Empfänger eine vertrauliche Nachricht übermitteln, indem Sie unter dem Feld „Vertrauliche Nachricht hinzufügen“ auf „Hinzufügen“ klicken.
  • Geben Sie den Betreff und den Text Ihrer vertraulichen Nachricht ein und klicken auf „Speichern“. Anschließend gelangen Sie wieder zu der vorherigen Maske.
Vertrauliche Nachricht hinzufügen

5. Einstellungen

  • Bevor Sie die Daten mit den ausgewählten Empfänger teilen können, haben Sie noch die Möglichkeit Einstellungen zu Transfer, Benachrichtigung und Sicherheit vorzunehmen.
  • Das Ablaufdatum der Übermittlung beträgt maximal 10 Tage. Im Rahmen der Transferoption können Sie das Ablaufdatum verkürzen und die Empfängersprache auswählen.
Einstellen Ablaufdatum
  • Weiter können Sie die Benachrichtigungsoptionen beliebig einstellen, in dem Sie die Haken setzen bzw. entfernen.
Einstellen Benachrichtigungsoptionen
  • Stellen Sie die Sicherheitseinstellung so ein, dass die Option „QUICK“ nicht aktiviert ist.
  • Anschließend muss zum Schutz der Daten ein Passwort vergeben werden. Sie können auswählen, ob Sie ein Passwort durch das System generieren lassen wollen oder selbst ein Passwort festlegen möchten. Das Passwort muss mindestens enthalten:
    • 8 Zeichen
    • Ein Großbuchstabe
    • Eine Zahl
  • Empfehlung: Lassen Sie ein sicheres Passwort durch das System generieren oder definieren Sie ständig neue Passwörter für den Datentransfer!
  • Achtung! Der Empfänger benötigt das Passwort zum Öffnen der übermittelten Daten. Das Passwort wird nicht vom System gespeichert und muss daher sorgfältig aufbewahrt werden und dem Empfänger separat übermittelt werden.
  • Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie einen Ansprechpartner in unserer Verwaltung haben, dem Sie das festgelegte Passwort übermitteln können.
Sicherheitseinstellungen & Passwortvergabe

6. Empfängerbenachrichtigung

Vor Abschluss der Bereitstellung der Daten erhalten Sie noch einmal eine Übersicht über die Empfängerbenachrichtigung. Diese enthält einen Standardtext, den Sie bei Bedarf bearbeiten können.

Durch klicken au den Button „Transfer starten“ werden die Dateien hochgeladen und verschlüsselt. Die Empfänger des Transfers und Sie als Auftraggeber werden per E-Mail informiert.

7. Abschluss

Zum Abschluss des Vorgangs erhalten Sie eine Bestätigung, dass die Dateien erfolgreich hochgeladen und verschlüsselt wurden, als Maske und per Mail, sowie eine Zusammenfassung des Transfers.

Sie können die Seite nun schließen.  

Anleitung Abruf von Daten

Abruf von Daten


1. E-Mail-Nachricht über die Bereitstellung von Daten

    • Wenn Sie einen Dateitransfer über Cryptshare empfangen haben, erhalten Sie eine Benachrichtigung auf Ihre angegebene E-Mail-Adresse, welche die Details des Absenders und einen Link zum Abrufen der Dateien enthält.
    • Um die Dateien abzurufen klicken Sie auf den Button „Dateien abrufen“ in der zuvor erhaltenen Mail.
Abruf von Dateien

2. Transferabruf

    • Geben Sie Ihr Passwort ein, welches Sie separat vom Versender erhalten haben und klicken Sie auf „Weiter“.
Passworteingabe

3. Dateien herunterladen

    • Nun ist es Ihnen möglich, durch Klick auf die blau hinterlegt Fläche, sich die zur Verfügung stehenden Dateien herunterzuladen.
    • Sie können die Dateien als ZIP-Datei herunterladen oder durch Klick auf den senkrechten Pfeil rechts die Dateien einzeln anzeigen lassen und anschließend separat herunterladen.
Download-Möglichkeiten
  • Auch können Sie hier die vertraulich gesendeten Nachrichten einsehen.
  • Über den Button „Allen Antworten“ oder „Antworten“ können Sie dem Absender antworten und Ihm eine verschlüsselte Nachricht oder benötigte Dateien übermitteln. Folgen Sie hierzu der Anleitung „Bereitstellen von Dateien“ ab Punkt 2.
  • Nach Abruf der Dateien können Sie die Seite schließen. Sie können Sie über die oben genannten Varianten bis zum Ende des Ablaufdatums beliebig oft öffnen.