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Sachstand der Digitalisierung der Verwaltung und der Schulen des Landkreises

Kreisgremien nutzen immer stärker digitale Möglichkeiten

Wie die digitale Transformation in der Kreisverwaltung sukzessive umgesetzt wird, darüber berichtete Landrat Dr. Christoph Schnaudigel in der jüngsten Sitzung des Verwaltungsausschusses des Kreistags am 5. November. „Wir haben bereits zahlreiche digitale Prozesse und Angebote für das gesamte Landratsamt umgesetzt. Zum Beispiel das elektronische Bewerbermanagement, das von der Erstellung der Stellenausschreibung bis zur Zu- oder Absage vollständig elektronisch abgewickelt wird. Fortbildungen und Schulungen werden auf einer E-Learning Plattform bereitgestellt und das Service Portal und das Zentrale Mitarbeitermanagement sind zentrale Dienstleistungsplattformen für die Mitarbeitenden, beispielsweise für Bestellungen von Arbeitsplatzausstattung oder Fahrkarten oder Anträge auf Home Office oder Teilzeit“, so sein Bericht. Auch in der heutigen Sitzung werden erstmals digitale Möglichkeiten genutzt, um den Referenten die Anfahrt zu ersparen.

Auch in den Fachämtern schreitet die Digitalisierung stetig voran. In publikumsintensiven Bereichen wie den Kfz-Zulassungsstellen und der Ausländerbehörde hat sich nicht erst seit den Zugangsbeschränkungen in die Verwaltungsgebäude infolge der Corona-Pandemie das elektronische Terminmanagement bewährt, um die Kundenströme zu lenken und Wartezeiten zu optimieren. Die Umstellung von der Papierakte auf die e-Akte im Amt für Versorgung und Rehabilitation als erstes großes Digitalisierungsprojekt wird seit März 2018 konsequent umgesetzt. Es gilt ca. 120.000 Einzelfallakten, das entspricht 2.300 laufenden Metern Papier, bei einem jährlichen Zuwachs von 5.000 Neufällen digital aufzubereiten. Damit ist nun bei Neuanträgen eine papierlose und medienbruchfreie Sachbearbeitung möglich. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbieter können nun von zu Hause arbeiten und die Gutachter von überall darauf zugreifen. Somit sind Arbeitsprozesse schnell und effizient umsetzbar geworden. Rund 15 % der Einzelfallakten sind verscannt, woran zu erkennen ist, wie umfangreich das vorgehaltene Schriftgut ist.

Große Erwartungen setzt die Verwaltung in die vom Landkreistag Baden-Württemberg gestartete Initiative Digitale Landkreiskonvois (INDILAKO). Da die Landkreise vor den gleichen Herausforderungen stehen, haben sich mehrere interkommunale Zusammenarbeiten gebildet, um gemeinsam digitale Lösungen zu erarbeiten und diese den anderen Kreisen zur Verfügung zu stellen. Dies betrifft zum Beispiel die erfolgreiche Implementierung des elektronischen Rechnungseingangsworkflow. Hierbei wurde der vom Landkreis Karlsruhe eingeführte Prozess von vielen baden-württembergischen Landkreisen übernommen.

„Dies alles ist jedoch nur möglich auf Basis einer leistungsstarken Internetanbindung und einer zuverlässigen Verfügbarkeit des Rechenzentrums“ betonte Landrat Dr. Christoph Schnaudigel. Die Liegenschaften sowie die kreiseigenen Schulen nutzen dabei immer stärker das Glasfasernetz der Breibandkabel Landkreis Karlsruhe GmbH (BLK). „Von der flächendeckenden Versorgung über Glasfaser versprechen wir uns eine höhere Flexibilität angesichts steigender Anforderungen sowie eine deutliche Leistungssteigerung gegenüber der aktuellen Situation“, informierte Landrat Dr. Christoph Schnaudigel das Gremium.

Ein besonderes Augenmerk legt die Kreisverwaltung auf den schulischen Bereich. Alle Schulen in Trägerschaft des Landkreises Karlsruhe verfügen über eine Glasfaseranbindung mit einem Gigabit sowie ein leistungsfähiges W-Lan. Mit Landesfördermitteln in Höhe von rund 240.000 Euro aus dem Ideenwettbewerb „digitale zukunftskommune@bw“ hat der Kreis seine Schulen u.a. mit digitalen schwarzen Brettern und Active Tables ausgestattet.

Auch personell stellt sich die Kreisverwaltung zukunftsfähig auf, unter anderem mit der Einrichtung von zwei neuen Sachgebieten als zentrale Ansprechpartner, die Digitalisierungsprojekte initiieren und steuern und in kurzer Zeit umsetzen. Dies wurde eindrucksvoll bereits in der ersten Welle der Corona-Pandemie unter Beweis gestellt. In kurzer Zeit konnten rund 1.000 Telearbeitsplätze ausgerollt und ein Corona-Tool mit künstlicher Intelligenz entwickelt werden, um zum einen voll automatisiert Bürgerinnen und Bürger zu informieren, den Städten und Gemeinden die notwendigen Daten der getesteten Personen zu übermitteln und aktuelle Zahlen für die Öffentlichkeit aufzubereiten. Neue Ausbildungsberufe und der Studiengang Digitales Verwaltungsmanagement bieten nun auch die Möglichkeit, Fachexperten zu gewinnen als Schnittstelle von Verwaltung und Technik.

Das Gremium nahm den Sachstandsbericht zustimmend zur Kenntnis und bestärkte die Kreisverwaltung, die Digitalisierung weiter zu forcieren.